Ecco come UP2 ha “rivoluzionato” il sistema di preventivazione e gestione commesse di Coalca Service.
LA STORIA
Coalca Service Srl da oltre 40 anni opera nel settore delle forniture e delle realizzazione di impianti e strutture per il mercato alberghiero e della ristorazione.
L’elevata competenza del personale di Coalca Service srl in ambito realizzativo consente al Cliente di avere sempre una risposta rapida ed estremamente professionale sia che si tratti di realizzazioni ex novo che ristrutturazioni di realtà esistenti. Il servizio di assistenza tecnica e manutenzione garantisce alla propria Clientela interventi risolutivi in tempi estremamente rapidi sia su impianti di propria realizzazione che di terzi.
A differenza della maggior parte dei propri competitors, un altro punto di forza è dato dal centro di lavorazione dell’acciaio inox nel quale si realizza interamente tutto il neutro sia a disegno che a misura.
Coalca Service srl dispone inoltre di un’area espositiva e di vendita di oltre 1.000 mq nella quale sono disponibili migliaia di articoli sempre a magazzino per far fronte a qualsiasi esigenza della moderna ristorazione.
IL PROBLEMA
Nel mercato della realizzazione e progettazione di impianti e strutture “chiavi in mano” la maggior parte dei problemi è legato alla necessità di avere un sistema di preventivazione snello e flessibile che permetta di costruire una proposta il più possibile adeguata alle richieste dal Cliente.
La gestione di migliaia di articoli, di prodotti su misura e la conseguente quantificazione delle ore di installazione e montaggio fa sì che molte volte la verifica del margine operativo diventi complessa ed eccessivamente articolata per un semplice “foglio di Excel” o di un “documento Word”, impedendo l’effettivo ed efficace controllo dei costi sia in fase di proposta al Cliente (Preventivo/Offerta) che in fase di realizzazione (Commessa).
Alcune delle problematiche connesse riguardano:
- la possibilità di avere una situazione generale dell’andamento delle offerte per fare un’attività di controllo (CRM)
- analisi per Cliente, per compilatore, per settore, ecc.
- confronto tra i costi sostenuti ed i ricavi ottenuti, anche in relazione a quanto previsto in fase di preventivazione;
- analisi e confronto delle offerte fornitori per la determinazione della “best quotation”non solo in relazione a costi di acquisto ma considerando anche i diversi fattori caratteristici del fornitore (pagamenti, consegne, saturazione struttura, ecc.);
- analisi da parte della contabilità degli Stati Avanzamento Lavori per la fatturazione, con verifica di congruità dei parametri definiti (controllo di gestione per commessa);
- controllo delle ore personale impiegate per l’esecuzione delle attività;
- manutenzione appuntamenti per richiami/ricontatti del Cliente e/o interventi di preventivazione
- controllo movimentazione materiale a magazzino
- gestione delle commesse di lavorazione “su misura”, con gestione di una distinta base dinamica
A questo si aggiunga il fatto che molti degli impianti installati, e dei prodotti forniti, sono gestiti in assistenza dal laboratorio, che deve tenere traccia delle merci in ingresso, dello stato di avanzamento delle lavorazioni e dei materiali/ore impiegati. Inoltre per le riparazioni eseguite presso il laboratorio su apparecchiature consegnate direttamente dal Cliente (es: forni, lavastoviglie, piccoli elettrodomestici, ecc.) è necessario tenere traccia dei tempi di riconsegna richiesti e delle eventuali garanzie da rilasciare.
Era già presente un programma gestionale, in quanto ritenuto indispensabile per gestire l’amministrazione, ma la richiesta verteva su una più puntuale organizzazione a largo spettro, includendo diverse aree referenti all’amministrazione solo in fase conclusiva; chiaramente un semplice gestionale contabile risultava insufficiente in quanto non poteva gestire funzionalmente le aree produttive, che sono il “core business” aziendale.
Quindi il software è stato giudicato inadeguato e di conseguenza ci siamo trovati di fronte alla classica “seconda informatizzazione”.
LA SOLUZIONE
Si è intervenuti migrando la soluzione ad un nuovo pacchetto gestionale Edisoftware OndaiQ integrandolo con i moduli specifici per il sistema di Preventivazione e Gestione Commesse, ed il modulo di Assistenza Tecnica (moduli personalizzati SCOPRI + MATRICS) con lo scopo di coprire le aree produttive e soddisfare così le richieste del cliente.
SCOPRI: è il sistema di Preventivazione e Gestione Commesse che integra, nella parte iniziale del processo, la formazione guidata del preventivo con aggregazioni e distinte di lavorazione, controllo delle ore di installazione previste (interne ed esterne) emettendo un’offerta verso il Cliente; per la parte passiva verifica le richieste di acquisto verso i fornitori, tramite il controllo dei costi e delle migliori condizioni di fornitura complessive.
MATRICS: è il modulo per la gestione degli interventi di Assistenza Tecnica, con gestione contrattualizzata o su chiamata, che permette di gestire i rapporti di intervento sul campo o in laboratorio, indicando puntualmente materiali e tempi utilizzati nel processo.
IL RISULTATO
Il sistema è in funzione da diversi anni ed ha raggiunto un’ottima affidabilità sia in termini di utilizzo che di risultati ottenuti.
Attualmente sono attive 10 Postazioni di Lavoro ad accesso simultaneo con diverse autorizzazioni utente per l’accesso ai dati e alle informazioni.
Nel 2019 la dotazione tecnica per gli interventi “on-site” dei tecnici addetti alle realizzazioni/manutenzioni ora operativa su netbook verrà spostata su tablet ed utilizzata attraverso un’app di nostra realizzazione per poter permettere la compilazione dei rapporti di intervento/lavoro da parte del tecnico direttamente sul campo con recupero dell’accettazione lavori da parte del Cliente con firma digitalizzata.
