A volte nella nostra vita si devono fare delle scelte difficili, di quelle che spaventano.
Una delle peggiori è… IL CAMBIO DEL GESTIONALE ERP
A parte le battute, ovviamente un fondo di serietà rimane, ma cambiare gestionale ERP è possibile.
La “paura” è una sensazione soggettiva: quello che spaventa alcune persone, magari perché ignorano come affrontare determinati problemi, non spaventano chi è abituato, ed attrezzato per farlo.
Per noi, ad esempio, il cambio di un ERP (o gestionale come si dice comunemente) non è un’operazione che fa paura, è normale routine, visto che ne affrontiamo frequentemente. Ci viene naturale aiutare i clienti a valutare la situazione e la migliore condizione temporale ed operativa. Vediamo come di seguito:
Perché si cambia un gestionale?
La prima cosa da fare è valutare perché si decide di “cambiare gestionale”.
A volte il gestionale non permette di fare “certe cose”, altre volte si è scontenti del servizio di assistenza. Magari si sono visti gestionali “di nuova generazione”, o da colleghi “gestionali più adatti” ad uno specifico settore e si vuole valutare cosa hanno di diverso e se serve.
Tutti questi segnali però sono generati da una regola che ha una certa similitudine con la “prima legge della fisica”, anche conosciuta come “legge dell’inerzia”:
“Un oggetto tende a conservare il proprio stato a meno che non vi siano applicate forze esterne”
In questo caso le “forse esterne” sono i “problemi”, esemplificati sopra. Altrimenti si è portati a conservare lo “stato di inerzia” e continuare con il gestionale in dotazione.
Si deve quindi pianificare, se gli stimoli inducono ad un cambiamento, come affrontarlo evitando di cadere in scorciatoie legate a pigrizia o paura. Ogni “resistenza” contro queste spinte richiede di spendere “forze” per resistere alla “forza esterna” che induce al cambiamento (mercato, situazione economica, ecc).
Forze “esterne”
Valutiamo allora quali possono essere le risposte a queste “forze esterne” che agiscono, e valutiamo come ci possono portare ad una condizione di “cambiamento positivo”:
1 – Individuare le criticità̀ dei processi e salvare il salvabile: Che siano informatiche o “umane” l’analisi delle criticità è fondamentale. Può essere un intero processo, un intoppo temporaneo, o un metodo di lavoro da cambiare o migliorare. Questa analisi ci permette di verificare che magari “non tutto è da buttare”, e procedere con interventi mirati: le nuove tecnologie permettono anche di far collaborare diverse applicazioni, oltre a usare tecnologie native per la gestione di programmi e servizi su internet.
2 – Pianificare e segmentare: “A piccoli morsi si mangia un elefante” dice un proverbio africano. Affrontare tutti i problemi di petto può risultare difficile e amplificare le difficoltà. Cominciare a togliere le criticità maggiori e semplificare i processi, senza estendere a troppi settori l’ondata del cambiamento permette di governare meglio le situazioni di resistenza, evitando i blocchi operativi. Il tutto seguendo un rigoroso planning così che le persone sappiano il momento entro cui devono accettare e seguire il cambiamento stesso.
3 – Coinvolgere e responsabilizzare: Una continua comunicazione chiara su obiettivi, tempi e strumenti evita di generare paure, disorientamento o “assenteismo mentale”, tutti sintomi di una reazione al cambiamento. Il fatto di sentirsi parte del cambiamento, di poter esprimere la propria opinione e vedere che se ne tenga conto, o che venga confutata, farà in modo che le persone reagiscano accettando e non subendo.
4 – Selezionare prodotto e fornitore adeguati: Oltre allo strumento software (il gestionale) si deve scegliere anche il fornitore, il meccanico che terrà l’auto sempre pronta a partire, funzionante in sicurezza e prestazioni. Ricordati che se cambiare il gestionale è un trauma, cambiarne due potrebbe essere molto peggio. Scegli un’azienda che sia reperibile negli orari in cui lavori, che abbia tempi di risposta adeguati al tuo business, che conosca le problematiche (e le soluzioni) del tuo settore. Questi elementi (e alcuni altri) determinano la competenza e la continuità di cui la tua Azienda necessita. Ovviamente la valutazione va fatta mettendo a confronto le soluzioni, ma senza perdersi in inutili (e dispendiose in termini di tempo) “software selection”: limitati a focalizzare 3-4 prodotti e concentrati sulle loro potenzialità.
5 – Tecnologia? Va bene, ma non è pericoloso? La tecnologia, come ogni cosa, può avere applicazioni con risvolti positivi e negativi:
- Se l’applicazione viene configurata per lavorare in modo standard ed automatico si avranno minori costi di personalizzazione, decisioni automatiche e meno errori da parte del personale… ma si pagherà il conto con un minor controllo umano e adeguatezza ai processi (magari si dovranno adattare i processi al software anziché il contrario).
- Se l’applicazione è molto personalizzata, o richiede molta interazione si avranno processi più lenti e una maggiore manutenzione, ma sicuramente una prestazione più corrispondente alle persone ed ai processi.
- Una nuova tecnologia magari è meno conosciuta (fornitori che non la usano ancora, clienti che non ricevono i dati in quel formato, programmatori meno facili da trovare) mentre una obsoleta potrebbe avere problemi di protezione o compatibilità con i sistemi nuovi.
- Cloud? Sì, ma consapevoli di quali sono limiti, prestazioni e pericoli. Altrimenti diventa un problema, basti pensare che molte zone geografiche italiane sono ancora soggette a situazioni di “digital divide”, in cui l’ottenimento della banda larga è pressoché impossibile da ottenere.
Il giusto bilanciamento tra vantaggi e svantaggi non è universale, ma deve essere considerato per ogni specifico caso.
Il fornitore può essere anche un consulente?
Ogni fornitore cercherà di elogiare il proprio prodotto, ma il Titolare dell’Azienda non ha quasi mai le competenze per poter scegliere, facendosi forzare molte volte da offerte economiche o prestazioni “gonfiate”. È raro anche trovare un’altra figura interna che abbia competenze sia sul sistema informativo che sui processi, oltre a conoscere le varie tecnologie e software esistenti. Affidarsi ad una persona esterna poi richiede di saperne valutare la preparazione, affidabilità ed indipendenza, salvo che non abbia lavorato per persone conosciute e quindi abbia delle referenze, inoltre richiede di spendere per la consulenza prestata.
La Software Selection quindi potrebbe diventare un vero e proprio lavoro, se non addirittura un problema lei stessa. Come puoi quindi riconoscere un buon interlocutore?
La nostra esperienza
In questo paragrafo parlo esprimendo come ci comportiamo noi, che viviamo queste attività giornalmente. Ovviamente il metodo è confermabile da ognuno dei clienti con cui abbiamo iniziato i rapporti.
Abbiamo semplicemente adottato un sistema per “dimostrare cosa sappiamo fare” fin dal primo incontro. Ci basiamo su un fatto per noi fondamentale: l’attività commerciale deve essere chiara, non solo cercare di “acquisire un nuovo cliente”, ma delineare una prima ipotesi di “soluzione”, fin dalla fase di primo contatto.
In questo modo potrai valutare la nostra competenza e professionalità: un “supporto tecnico” fin da subito, che poi ti garantirà supporto di qualità per tutto il tempo per cui durerà il rapporto. Fare subito una “buona impressione” facendo percepire che “sappiamo come risolvere i problemi” è, secondo noi, il miglior biglietto da visita.
L’obiettivo è ambizioso, ma se troviamo la “sintonia” giusta, questa risulterà vincente, basandosi sulla conoscenza reciproca e rispetto dei ruoli.
Ti piace il nostro metodo e vuoi “metterci alla prova”?
Chiamaci e avrai fin da subito una consulenza per le tue esigenze ERP.
