Nuove regole per la consultazione sul sito Agenzia delle Entrate
Come già precedentemente descritto (vedere l’articolo “Conservazione Sostitutiva Agenza delle Entrate”) l’AdE ha cambiato alcune regole per la gestione del servizio di conservazione messo a disposizione sul sito “Fatture e Corrispettivi”.
In particolare, già con il provvedimento del 21 dicembre, aveva posto termini riguardanti il servizio di consultazione che sarebbe stato reso disponibile fino al 3 maggio per un periodo transitorio, dopodiché, senza adesione al servizio, dal 2 luglio sarebbero state cancellate le informazioni fattura e sarebbero stati conservati esclusivamente i dati fiscali finalizzati al controllo da parte degli Enti preposti.
L’AdE il 29 aprile proroga le date
- dal 3 al 31 maggio per l’adesione al servizio
- dal 2 luglio al 2 settembre per la cancellazione dei dati
Cosa significa aderire al servizio?
Chiariamo innanzitutto che il servizio di conservazione dell’AdE NON È UN SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA.
Questo non vuol dire che il documento conservato non potrebbe essere portato a prova come conservazione dell’originale ricevuto, ma che le caratteristiche di “conservazione” hanno dei limiti, vediamoli insieme.
Cosa sono i dati fattura
I cosiddetti “dati fattura” includono:
- il contenuto obbligatorio della fattura come previsto dall’art. 21 DPR 633/1972, esclusa la descrizione;
- altri dati utili o richiesti per disposizioni tributarie (es. targa automezzo per rimborso accise, etc.);
- dati necessari alla comunicazione tramite sistema SdI (idFile, hash…).
L’allegato B al provvedimento 30/04/2018 (disponibile qui) mostra il dettaglio delle informazioni conservate; leggendolo si può capire come l’Agenzia, anche in assenza di adesione, trattenga una grande quantità di informazioni fattura.
Ad esempio si trovano:
- tutti i dati anagrafici, inclusi quelli del terzo emittente o di FE emessa dal cessionario/committente;
- tutti i dati “quantitativi” della fattura (importi, ritenuta, divisa, bollo, cassa di previdenza, etc.);
- i dati relativi all’ordine d’acquisto (CIG, CUP, etc.), al contratto/convenzione, alle fatture collegate, ai SAL, ai DDT e i dati del trasporto, contenuti nella sezione 2.1 “dati generali”
- alcuni dati delle linee di dettaglio, tra cui il codice articolo (descrizione quantità, unità di misura etc. vengono eliminati);
- tutti gli “Altri dati gestionali”, utilizzati dalle aziende per l’abbinamento automatico delle FE;
In assenza di adesione all’accordo quindi l’AdE cancella solo i dati “qualitativi” (ad es. il campo 2.2.1.4 <Descrizione> ed il campo 2.1.1.11 <Causale>), ma conserva dati che sono significativi, e la cui elaborazione può essere meccanizzata in relazione all’incrocio con altri dati presenti in anagrafe tributaria (per i controlli incrociati).
Attività di controllo sulle FE
Il provvedimento del 30/04/2018 specifica per quali tipologie di accertamento si possono utilizzare i dati dei file per le attività di controllo; si tratta delle procedure di cui agli artt. 51 DPR 633/72 e 32 DPR 600/73 che comprendono, ai fini IVA e imposte dirette: inviti a comparire e ad esibire documenti oltre ad una serie di ulteriori procedure non rilevanti nel caso specifico, “con le modalità di cui al decreto ministeriale previsto dall’articolo 1, comma 5, del decreto legislativo n. 127 del 2015…”.
Il DM richiamato è il DMEF 04/08/2016 che recita: “L’Agenzia delle entrate utilizza i dati delle fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni … omissis … per effettuare controlli incrociati con i dati contenuti in altre banche dati conservate dalla stessa Agenzia o da altre amministrazioni pubbliche, al fine di favorire l’emersione spontanea delle basi imponibili…”.
È quindi legittimo pensare che le operazioni di controllo automatizzato effettuabili dall’Amministrazione Finanziaria non siano diverse in caso di adesione o meno al servizio facoltativo; i controlli automatizzati si baseranno in ogni caso sui cosiddetti “dati fattura”, da quanto si legge, senza che la presenza del file XML assuma particolare rilevanza.
Si tenga però presente che il verificatore fiscale in caso di accessi e verifiche dovrà avere accesso alle fatture elettroniche attive e passive che il contribuente dovrà avere memorizzato e conservato nei termini.
Ed è questo il punto…
Differenza tra il servizio AdE e la conservazione sostitutiva
Prima differenza tra tutte è la conservazione dei dati in caso di adesione: i dati “completi” sono conservati per 3 anni, non 8 come previsto per legge; l’AdE infatti conserverà per 8 anni solo i dati necessari ad effettuare eventuali contestazioni e controlli, non le fatture “conformi”. Riassumendo:
- in caso di adesione, la totalità dei dati delle FE viene memorizzata fino al 31/12 del secondo anno successivo alla trasmissione, mentre i dati fattura in ogni caso restano a disposizione dell’Agenzia fino al 31/12 dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi.
- in assenza di adesione, invece, l’Agenzia delle Entrate trattiene in ogni caso i “dati fattura” di cui al precedente capitolo per le “previste attività istituzionali di assistenza e di controllo automatizzato”, fino al 31/12 dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi.
Poi esistono le imperfezioni di un sistema che si sta avviando: tutti vorremmo un mondo in cui i processi e gli strumenti funzionano perfettamente per il 100% del tempo, senza rischio di perdita o indisponibilità dei dati.
In questo caso il servizio di consultazione e memorizzazione sarebbe inutile: si registra l’indirizzo predefinito di ricezione delle FE e queste arriveranno senza dubbio a destinazione e saranno sempre disponibili dove devono essere.
Nel mondo reale, invece, i file si perdono, per errore della macchina ma anche dell’operatore umano, i backup a volte non funzionano e le procedure anche attentamente predisposte a volte non considerano tutti i casi possibili e si intoppano.
Cosa è già successo
Problemi sui sistemi di ricezione – In questo periodo di avvio abbiamo ricevuto diverse segnalazioni di fatture non ricevute, sempre meno frequenti, con l’entrata a regime delle piattaforme; queste rimarrebbero presenti su Fatture e Corrispettivi, di solito in stato “non consegnate” ma talvolta anche con stato di “fatture ricevute”. Attivare lo strumento ci permetterebbe di non richiedere il file e caricare/registrare il documento con procedura manuale, per poi mandare la FE in conservazione.
Errore umano o malfunzionamento del sistema – Se si cancellano una o più fatture per errore sono recuperabili, così come nel caso in cui un malfunzionamento del sistema costringa al ripristino; non è mai da escludere la perdita di documenti e avere un backup è sempre utile. Ovviamente questo rischio si riduce al minimo se sono attive da parte del conservatore idonee procedure di recupero dei dati.
Mancata registrazione dell’indirizzo di ricezione su Fatture e Corrispettivi – è ovvio che la registrazione dell’indirizzo di ricezione è la prima cosa da fare quando si attiva un sistema di ricezione. Ma esiste il rischio di “smarrimento della fattura”: nel caso in cui il codice destinatario sia semplicemente sbagliato la fattura sarà scartata, se il fornitore indica 0000000 verrebbe inserita tra le “fatture messe a disposizione”, anche in assenza di adesione al servizio. Ma nel caso in cui un fornitore indichi per errore un codice destinatario valido, ma non corrispondente, SdI consegnerebbe senza porsi domande, e la fattura risulterà quindi “consegnata”, ma viene “persa nel Limbo” (se non consegnata ad altri). In tal caso, il file della fattura sarà impossibile da reperire, potrebbe esserci inviato dal fornitore, ma sarebbe privo degli estremi del transito da SdI.
Fatture e Corrispettivi d’altronde non può essere uno strumento di lavoro quotidiano: il download delle fatture dal portale dell’Agenzia delle Entrate non è così “ergonomico”; ma è comunque uno strumento per la prevenzione, diagnosi e correzione degli imprevisti che si possono verificare; pur tenendo conto che le fatture “non consegnate” saranno disponibili su Fatture e Corrispettivi per lungo tempo (salvo poi essere eliminate entro 30 giorni dal download o dalla semplice visualizzazione), alcuni scenari rendono il nuovo servizio molto importante, addirittura indispensabile in questa fase di avvio.
Per questo servizio esistono contratti stipulati con realtà terze (es: Edok nel caso di Edisoftware) che garantiscono la conservazione del documento conforme, per tutto il periodo di legge.
Deleghe ai Commercialisti
Anche su questo punto l’AdE aveva, il 21 dicembre, variato lo schema del documento con cui si acquisivano le deleghe di accesso da parte dei Commercialisti al cassetto fiscale dei contribuenti:
Versione 05/11/2018
“ricercare, consultare e acquisire le fatture elettroniche emesse e ricevute dal soggetto delegante attraverso il Sistema di Interscambio…”
Versione 21/12/2018
“gestire il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici (adesione al servizio, recesso, ricerca, consultazione e acquisizione di tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI)…”
È dunque obbligo, anche se ottenute le deleghe dopo il 21 dicembre, ma utilizzando il vecchio schema di delega, RIOTTENERE tutte le deleghe.
Cosa si deve fare quindi a questo punto?
Rispetto a quanto comunicato precedentemente dovremo, se intendiamo attivare il servizio, rifare l’adesione a partire dal 31 maggio ed entro il 2 settembre. Inoltre se le deleghe per l’accesso al cassetto fiscale da parte del consulente è stata fatta prima del 21 dicembre, dovrà essere rifatta (sentendo il Consulente in questo caso).
Il servizio di Assistenza rimane a disposizione per qualunque informazione aggiuntiva e per seguire gli utenti nelle fasi dell’operatività.
Lo staff UP2
Salve Stefano, volevo chiederLe se chi vive all’estero e ha partita IVA deve emettere fattura elettronica e farla passare per il SDI dell’Agenzia delle Entrate. Grazie
Salve Flavia,
in merito al quesito inviato avrei bisogno di qualche maggiore info per poterle dare indicazioni corrette.
Nel dettaglio:
– la partita IVA è comunque italiana?
– le prestazioni/cessioni cosa riguardano?
– si tratta di partita iva aperta come ditta individuale?
Nel rigraziarla per il quesito, resto in attesa di riscontro.
Maurizio